Si tienes experiencia como emprendedor o empresario y estás buscando un buen cliente que te garantice estabilidad, tal vez se te ha ocurrido que las agencias de gobierno (federal o estatal) pueden ser una excelente opción. Y tienes razón, pero para lograrlo, debes cumplir con un proceso y atribuciones especiales. A continuación te ofrecemos información general al respecto para que según sea tu área de desempeño, amplíes los datos y te conviertas en proveedor. Sigue leyendo.
¿Quién puede ser proveedor de servicios?
Ten en cuenta que bajo esta categoría entra desde una ONG, una firma legal hasta una empresa de cualquier ramo. Te mencionamos algunos ejemplos de tipos de compañías y servicios.
- Tecnología de la Información y Comunicaciones.
- Servicios Profesionales y Consultoría (legales, financieros, auditoría, capacitación, etc.)
- Servicios de Construcción y Mantenimiento.
- Seguridad y Protección (vigilancia, emergencia, etc.)
- Administración y reclutamiento de Recursos Humanos.
- Logística y Transporte (almacenamiento, entrega de bienes, etc.)
- Servicios Administrativos y de Apoyo.
- Servicios de Salud y Bienestar.
- Educación y Capacitación (cursos, talleres, idiomas, atención a usuarios, etc.)
- Marketing y Comunicación.
- Equipos y Suministros (mobiliario, materiales de oficina, equipos. etc.)
- Investigación y Desarrollo.
- Ambiente y Sostenibilidad (gestión de residuos, evaluación de impacto ambiental, etc.)
¿Qué proceso debes seguir para ser proveedor?
Lo primero que necesitas es una empresa, firma u ONG legalmente constituida, con todos sus papeles al día, con proyectos sólidos que demuestren la capacidad de brindar los servicios que ofrece. Luego debes hacer lo siguiente:
1. Registro en SAM (System for Award Management)
Se requiere un registro SAM para que cualquier entidad pueda ofertar y recibir pagos por contratos federales o recibir fondos federales. Es totalmente gratuito yendo al sitio SAM.gov y creando una cuenta de usuario. Allí debes proveer información básica sobre tu empresa, incluyendo el Número DUNS, detalles financieros y la información de contacto, entre otros.
2. Obtén un Número DUNS (Data Universal Numbering System)
El número DUNS es un identificador único de nueve dígitos para cada ubicación física de tu negocio. Es emitido por Dun & Bradstreet. Puedes revisar si tu organización ya tiene uno yendo a https://fedgov.dnb.com/webform. Es una secuencia única de nueve dígitos reconocidos como el sistema de números universal para ¡identificar a más de 100 millones de empresas en todo el mundo!.
Debes visitar el sitio web de Dun & Bradstreet: dnb.com y solicitar el número de forma gratuita (la información está en inglés). Asegúrate de que la información proporcionada coincida con la de tu registro en SAM.
3. Obtén un CAGE Code (Commercial and Government Entity Code)
El código CAGE es un identificador único asignado a las entidades que buscan hacer negocios con el gobierno federal. Pero no te preocupes ya que se asigna automáticamente durante el proceso de registro en SAM, no se requiere una acción separada.
4. Busca ofertas de contratos o licitaciones
En el mismo portal de las agencias federales, oficinas y dependencias estatales puedes encontrar oportunidades de negocio, también puedes utilizar portales de contratación gubernamental. Accede a beta.SAM.gov, allí están muchas ofertas. Usa los filtros adecuados para el tipo de servicio que ofreces y hasta puedes configurar alertas para recibir notificaciones. Otra idea es prestar atención a eventos y ferias comerciales.
5. Prepara propuestas
Sí, preparar propuestas para licitaciones oficiales puede ser un proceso muy tedioso, pero una vez que lo dominas, es pan comido. Para ganar contratos, debes revisar bien las especificaciones publicadas y por supuesto incluir toda la documentación requerida, como antecedentes de la empresa, experiencia previa, capacidad técnica, y detalles financieros. Como dato, invierte tiempo en entender bien los requerimientos y considera contratar un consultor si no tienes experiencia y la oportunidad lo amerita.
6. Cumple con los requisitos de certificación
Antes de lanzarte a alguna oferta, revisa si tu rubro o área de acción requiere certificaciones puntuales o tiene prioridad (por ser una pequeña empresa, empresa propiedad de mujeres, o empresa de veteranos, por ejemplo). Así, determina las certificaciones para las cuales tu empresa es elegible y si no las tienes, adquiérelas mediante las agencias correspondientes, como la Administración de Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés). Puedes ampliar más sobre esto último en “Ayuda para crear y hacer su pequeña empresa o emprendimiento”.
7. Pon atención a las normativas y códigos de ética
Hacer negocios con el gobierno federal (y a cualquier otro nivel) demanda una actuación impecable, por ello familiarízate con las normativas relevantes, como la Federal Acquisition Regulation (FAR) o Regulación de Adquisiciones Federales. Esto es el conjunto principal de reglas relacionadas con la contratación pública en los Estados Unidos.
Implementa políticas internas en tu empresa que coincidan con estas regulaciones para asegurar el cumplimiento continuo. También realiza auditorías internas regularmente para asegurar el cumplimiento, así estarás entrenado de manera natural para participar como proveedor.
Para terminar
Convertirse en proveedor implica una combinación de cumplir con los requisitos técnicos y administrativos, así como establecer relaciones efectivas con los responsables de adquisiciones en la agencia. El vistazo general que te ofrecemos te sirve como punto de partida para ser proveedor de otras dependencias gubernamentales.
Te aconsejamos investigar más cada uno de los pasos que debes dar para convertirte en proveedor. Como recomendaciones finales, asegúrate siempre de que toda la información que proporciones sea precisa y esté actualizada, guarda copias de tus registros para tus archivos, recuerda que todo debe ser transparente, ya que la información incorrecta o desactualizada puede retrasar el proceso de registro y afectar tu elegibilidad para contratos.
Además piensa en un proceso continuo de mejora, donde la calidad y servicio al cliente sean las metas. Responde proactivamente a cualquier problema y soluciónalo, así mantienes un buen rendimiento y te perfeccionas como proveedor.
