Estos dos procesos -tanto el de apostilla como el de autenticación- son diferentes, pero ambos sirven para hacer valer un documento importante fuera de las fronteras de cualquier país. Si tienes dudas sobre qué hacer ante un trámite, qué pasos seguir y si necesitas buenas recomendaciones para apostillar o autenticar, sigue leyendo y te indicamos qué hacer.
¿Qué documentos apostillar o autenticar?
Seguramente necesitarás hacerlo para alguno de estos trámites (puede haber más):
- Iniciar estudios en el extranjero, validar tus títulos de estudios superiores o certificados de cursos.
- Validar certificados académicos como expedientes, cartas de recomendación o entrenamiento especializado.
- Respaldar la veracidad de tus certificados laborales, cartas de referencia o comprobantes de empleo.
- Legitimar tu licencia profesional para ejercer fuera como médico, abogado, ingeniero u otro. Contraer matrimonio o divorciarse. Si vas a completar alguno de estos procesos en otro país seguramente necesitarás tus documentos personales apostillados.
- Procesar un cambio de nombre. Si cambiaste por ejemplo tu apellido al casarte y quieres validarlo al trasladarte a otro país.
- Solicitar visados, permisos de residencia, o ciudadanía para lo cual se suele requerir la apostilla de los certificados de antecedentes penales.
- Emprender negocios internacionales, ya que seguramente requerirás respaldar poderes notariales o contratos para que tengan validez legal en el otro país.
- Adoptar un menor de edad, para lo cual deberás contar con documentos como decisiones judiciales, certificados médicos, o declaraciones juradas. Lee más sobre adopción aquí.
- Reclamar herencias y testamentos en otro país, así como vender/comprar bienes y transferir propiedades fuera.
¿Cuál es la diferencia entre apostillar y autenticar?
Es probable que cuando tengas que hacer un trámite específico, quien te lo solicite podrá indicar cuál de los dos procesos vas a llevar a cabo, pero te resumimos cuál es la diferencia.
Apostilla: físicamente puede verse como un documento adjunto o un sello en un documento principal, pero básicamente es una certificación. Es un proceso para aceptar documentos destinados a países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961. El fin de este acuerdo fue simplificar el procedimiento de verificación de autenticidad para constatar que se cumplieron las formalidades legales del país emisor. Puedes ver quiénes forman parte aquí.
Autenticación: se utiliza para países que no forman parte del Convenio de La Haya. Es un proceso más largo que incluye la verificación del documento en varias etapas, generalmente en la Secretaría de Estado, el Departamento de Estado de EE. UU. y, finalmente, la embajada o consulado del país receptor.
¿Qué necesitas para APOSTILLAR un documento?
El Buró de Asuntos Consulares del Departamento de Estado de los Estados Unidos es uno de los sitios donde se puede encontrar información para la gestión de la apostilla. Antes de describirte el proceso, ten en cuenta estas recomendaciones:
- En algunos estados se acepta que un notario incluya el proceso de la apostilla (y el monto) en la notarización de documentos que van al extranjero, en ese caso te ahorrarías tener que hacer la gestión personalmente. Pero recuerda que siempre hay diferencias estadales, por tanto debes informarte bien.
- También considera que para apostillar documentos el idioma nacional es el inglés por tanto se pide una traducción legal y notariada. En algunos estados no se permite que el notario sea el mismo traductor legal autorizado.
- No se aceptan copias a menos que sean “auténticas certificadas” de un notario público. Las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el Gobierno Federal no pueden ser certificados por un notario público como “copias auténticas”. La función corresponde al Secretario de Estado.
¿Cómo se hace la solicitud de la apostilla?
Obtén el documento original o una copia certificada (en inglés) por la oficina correspondiente. Luego:
- Notaría el documento, si aplica. Por ejemplo para documentos privados como declaraciones juradas o poderes, que deben cumplir este proceso antes de solicitar la apostilla. En cada estado se contrasta la firma del notario y su información con una base de datos.
- Solicita la apostilla en la Secretaría de Estado. Recuerda que esta instancia se encuentra en la capital del estado, en un edificio gubernamental central. Debes enviar allí el documento siguiendo las indicaciones particulares (usualmente en la página web) y pagar la tarifa (varía en todo el país). Es habitual que este trámite se haga por correo físico o personalmente.
- Puedes hacer seguimiento llamando por teléfono a las oficinas en algunos estados.
- Recibe tu documento con la apostilla, la Secretaría de Estado te devolverá el documento con el sello o certificado.
Los requerimientos y actividades pueden variar, por ejemplo, tarifas o tiempo de procesamiento, por tanto no hay una información única sobre estos aspectos. También recuerda que si se trata de sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales u otras dependencias federales (por ejemplo algún documento proveniente de USCIS, o la patente comercial de una marca) por ejemplo, se debe solicitar el trámite con los funcionarios de la Corte Federal.
¿Que se necesita para AUTENTICAR un documento?
Como te comentamos anteriormente, en la página del Departamento de Estado puedes encontrar información específica sobre qué tipos de documentos estatales y federales requieren autenticación. Pero aquí te damos la lista de pasos a seguir:
- Obtener el documento original o una copia certificada. Similar al proceso de apostilla, comienza obteniendo el documento original o una copia certificada.
- Notarización (si aplica). Si el documento es privado, deberá ser registrado por un notario público. Revisa si el notario tiene la capacidad o legalidad para el proceso.
- Certificación en la Secretaría de Estado.
- Certificación en el Departamento de Estado de EE. UU. Una vez certificado por la Secretaría de Estado, el documento debe ser enviado al Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C., para una segunda certificación. Para ello debes hacer un envío por correo de tu documento con la forma DS-4194.
- Seguimiento del estatus de tu solicitud en la página del Departamento de Estado.
- Recepción del sobre con tus documentos autenticados de vuelta.
- Legalización en la embajada o consulado del país donde se utilizará el documento para su legalización. Algunos países también requieren traducciones oficiales.
Con relación al formulario que debe llenarse, el DS-4194, ten cuidado en descargar la versión que aparezca como la permitida. Para el envío por correo se adjuntan en el sobre los documentos que necesitan la autenticación, así como el pago de la tarifa más un sobre prepagado con la dirección para devolver el envío. Son $20 por cada documento (en cheque o money order). El envío debe hacerse solo por USPS o UPS. La dirección a la cual debe dirigirse la documentación aparece en la página Travel.State.Gov:
Oficina de Autenticaciones
Departamento de Estado de EE.UU.
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206
Para terminar
Los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero pueden brindar servicios notariales similares a las funciones de un notario público en los Estados Unidos (pero esta diligencia no se puede hacer a distancia la persona debe estar fuera del territorio). Así también es posible tener un documento notariado por un notario extranjero local y luego autenticar el documento. Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad.
Y como recomendaciones finales:
- Verifica qué necesitas, ya que cada país tiene diferentes requisitos para la aceptación de documentos extranjeros.
- Cuidado con los tiempos de procesamiento. Planifica con anticipación para evitar demoras.
- Los costos varían según el estado y el proceso. Tu presupuesto debe contar con traducción, envío, impresión, tarifas oficiales y otros (todo por cada documento).
- Usa la opción de rastrear tu paquete de documentos cuando envíes el sobre por correo.
- Puede que necesites que los documentos sean traducidos nuevamente al idioma local del país donde vas a radicarte, estudiar o hacer algún proceso legal.
